Tu aliado perfecto para gestionar tus reuniones de forma automática.
Los software de reservas te ayudan a automatizar la gestión de la reserva de reuniones con clientes, pacientes, alumnos, o incluso con tu equipo.
Acordar una fecha entre dos o más personas, a veces puede alargarse en el tiempo. ¿Sabes que te puedes ahorrar todas esas horas intercambiando mensajes con la otra persona, para conseguir acordar un día y una hora para vuestra cita pendiente?
Para ello, te puede ayudar un sistema de reservas online. Deja que la app gestione todo el proceso por ti de forma automática, para tener tus citas programadas sin mover ni un dedo. En la mayoría de ocasiones, tan solo tendrás que configurarla una vez al principio, y listo.
Software de Reservas Online: unas pinceladas
Existen muchas herramientas de reservas que pueden serte útiles. O que incluso se adapten mejor a las necesidades actuales de tu negocio.
Lo que tienen en común todas es que podrás automatizar la reserva de la cita. Así, de forma automática, se envía la información de la cita al cliente o alumno. En este mensaje se incluirá la fecha y hora de la cita a tu cliente, paciente, alumno, o miembro de tu equipo.
Y así, de un plumazo, te ahorrarás, con cada reserva, tener que gestionarla por un lado, y luego enviar la información a la persona con la que vas a reunirte, como mínimo.
Pero no todos los software de reservas te ofrecen las mismas características.
Con muchas de ellas, podrás automatizar la creación del enlace de la reunión, si es online. Por ejemplo, Zoom o Google Meet. Así, el enlace de la reunión se crea de forma automática, y se envía en el mensaje informativo tras la reserva.
Otras, te permiten cobrar tus sesiones por adelantado, desde la propia app. Te detallo debajo las opciones que los software de reservas te ofrecen.
¿Qué puedes hacer con un Software de Reservas Online?
Cada vez son más los software de reservas online plataformas existentes. Cada una tiene unos puntos a favor y otros en contra. También podemos encontrar aplicaciones de Email Marketing gratuitas y de pago. Te dejo varias formas en las que un software de reservas puede ayudarte a automatizar tu negocio:
- Recibir avisos de tus citas programadas. Sin tú haber tenido que estar intercambiando mensajes y/o llamadas con tu cliente/paciente/alumno y miembro de tu equipo.
- Integrar tu calendario online. Para que tu aplicación de reserva de citas sepa cuándo puede ofrecer una cita contigo, y cuándo no, según tu disponibilidad. Dejar que sea tu cliente quien reserve la reunión. Sin tú tener que intervenir en ningún momento, pues ya lo dejaste configurado y automatizado.
- Integrar tu aplicación de videoconferencia: si ofreces reuniones, sesiones, clases o talleres online. Podrás integrar tu aplicación (por ejemplo, Zoom o GoogleMeet) con tu sistema de reservas online, y tu app de reservas creará el enlace de forma automática y se lo enviará a tu cliente junto con la información de la cita.
- Programar recordatorios por correo electrónico: algunos software de programación de reuniones te permiten configurar diferentes recordatorios previos a la cita. Por ejemplo, 24 horas antes, una hora antes… Esto ayuda a evitar la no asistencia.
- Enviar recordatorios por sms: algunas aplicaciones de reserva de citas te permiten activar esta función. Ideal si tu cliente no mira mucho el correo electrónico, o no tiene la sincronización automática de éste activada. Porque es más factible que vea el sms que recibirá en su teléfono móvil.
- Personalizar la apariencia de tu calendario de citas: según el sistema de reservas online, podrás personalizar más o menos la apariencia de tu calendario de reservas. Si eres diseñadora gráfica, por ejemplo, quizá te interese más una aplicación que permita personalizar tu calendario de reservas al máximo.
- Ajustar la hora automáticamente para que coincida con la de tu cliente, aunque estéis en países diferentes. Esto está especialmente indicado para reuniones online. Si tus reuniones son presenciales, no te lo recomiendo, porque puede dar lugar a errores en el horario.
- Integrar tu calendario de reservas en tu web: para que se pueda reservar directamente
- Integrar tu aplicación de reserva de citas en tu perfil de Instagram o Facebook: para ahorrarle pasos extras a las personas que desean reservar una reunión contigo, y evitar que pierdan el interés con cada clic.
- Usar tu app de reserva de citas sin necesidad de tener web: como lo lees, no es necesario. Tu software de programación de reuniones en la nube tendrá un enlace (url) único que podrás enviar incluso desde tus correos. Tenerlo como tu enlace de la bio de Instagram, etc.
- Hacer seguimiento con Google Analytics: algunos sistemas de reservas online te permiten la integración con Google Analytics.
- Cobrar tus sesiones o talleres por adelantado: ya sean online o presenciales, individuales o grupales, podrás, desde la misma app cobrar tu sesión, clase o taller por adelantado. Muchos sistemas de reservas online ofrecen la integración de otras aplicaciones como Stripe y/o Paypal, pero si necesitas otro sistema de cobro en particular, quizá encuentres la app (si necesitas ayuda, no dudes en consultarme).
- Vender paquetes de sesiones o paquetes de horas: si eres coach o psicólogo, profesora online o presencial, o tienes un centro de estética o similar, esto quizá te interese. Vende una sola vez, y cobrando por adelantado, tu paquete de horas. Será tu cliente, paciente o alumno, quien gestione la reserva de cada día y hora, según las condiciones y configuraciones que hayas establecido previamente en tu aplicación de reserva de citas.
- Cupones de descuento: con algunas aplicaciones de reserva automática de reuniones, podrás crear cupones de descuento, o crear reuniones grupales (muy interesante si haces talleres online grupales, o clases grupales – ya sea de yoga, pilates, o idiomas). Algunos software de programación de reuniones te permiten colocar un botón de reserva directamente en tu perfil de Instagram o Facebook. Hay muchas en el mercado, y seguro que hay una que se adapta a tus necesidades, y las de tu empresa en tu momento actual. En otros posts, te hablo más de sistemas de reservas online
- Enviar recordatorios posteriores a la cita: esto es menos habitual encontrarlo en una aplicación de reserva de citas, pero Calendly de pago, por ejemplo, lo ofrece. Imagina la comodidad de que se envíe de forma automática un correo a tu cliente, o potencial cliente. Podrás incluso enviar una encuesta o un documento para rellenar, unas horas, o unos días después de vuestra reunión.
Citas programadas, saca el máximo partido a tu lead magnet.
Bonus: si usas email marketing, y si vendes servicios, si eres psicóloga, si eres coach, si eres profesora de pilates, yoga o profesora de idiomas, una aplicación de reserva o software de reservas es el combo perfecto para tu automatización de bienvenida.
Te explico: si ofreces una clase gratuita, o una primera sesión gratuita para conoceros, un software de reservas es la herramienta ideal para complementar tu estrategia de email marketing. ¿Cómo? Ofreciendo esta sesión gratuita como lead magnet, o “imán”, para atraer suscriptores a tu lista de correo. Te dejo este post relacionado:
Son muchos los beneficios y oportunidades que te brindan los software de reservas. Supongo que a estas alturas ya estarás soñando con un sistema de citas programadas que se adapte a tu negocio. Te dejo otro post relacionado:
